Pertemuan Bisnis sebagai Sarana Komunikasi Profesional
Meeting | Merencanakan road map dan agenda kerja diperlukan guna memperlancar kinerja kita agar lebih terstruktur dan terarah. Roadmap dapat berbentuk tulisan, gambar, simbol, atau apa saja yang memudahkan kita dalam merencanakan strategi bisnis kita kedepannya. Jika anda termasuk orang yang perfectionist, tentu hal seperti ini sudah menjadi hal wajib yang perlu anda lakukan. Tanpa adanya perencanaan, maka tujuan kita tidak akan terstruktur sehingga langkah kita tidak dapat fokus dan terarah.
Selain perencanaan, pembahasan mengenai ide, gagasan, kritik, bahkan saran diperlukan guna mengembangkan perusahaan agar menjadi lebih produktif lagi. Semua ini dilakukan dalam satu meja kerja yang terdiri dari kumpulan orang-orang yang memiliki kepentingan yang sama. Yakni ketika diadakannya meeting periodic. Meeting dilakukan berdasarkan ketentuan dari atasan atau pemilik perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Namun, secara umum meeting biasanya dilakukan secara mingguan, bulanan, triwulanan, bahkan tahunan.
Meeting juga diperlukan sebagai media evaluasi bagi manajer terhadap kinerja para karyawannya. Dalam pertemuan ini, akan dibahas secara terbuka mengenai pencapaian hasil kinerja karyawan selama beberapa waktu kebelakang.
Mengenal Jenis-Jenis Meeting secara Umum
Pertemuan rapat ini biasa dilakukan oleh lembaga-lembaga baik lembaga bisnis, pemerintahan, bahkan lingkup pendidikan. Meeting dilakukan guna mencapai suatu tujuan tertentu demi keberlangsungan hidup perusahaan atau instansi tersebut. Berikut ini beberapa jenis meeting atau pertemuan rapat yang biasa dilakukan berdasarkan subjek atau pelakunya :
- Meeting antar unit kerja
Pertemuan rapat ini dilakukan oleh tim kerja atau sub-unit kerja. Biasanya meeting dilakukan untuk membahas rencana kerja serta target yang ingin dicapai guna laporan terhadap atasan mengenai kinerja yang dilakukan tim tersebut.
- Meeting antar departemen
Meeting ini dilakukan oleh departemen satu dengan departemen yang lainnya dalam satu lingkup perusahaan tersebut. Misal meeting antar departemen produksi dan departemen penjualan, dan lain sebagainya. Hal ini dilakukan untuk membahas hal-hal yang terkait dengan rentang kerja antar departemen yang bersangkutan tersebut.
- Meeting antar manager atau atasan
Meeting ini dilakukan oleh jajaran manager dalam satu perusahaan tersebut guna membahas rencana, goal set, dan evaluasi demi tercapainya target perusahaan tersebut dan mendapat solusi (problem solving) terhadap permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
- Meeting antar pemegang saham (RUPS)
Rapat ini dilakukan oleh para pemegang saham dalam satu perusahaan atau badan usaha. Yang mana terdiri dari para investor dan pemilik perusahaan.
- Meeting antara kolega
Pertemuan ini dilakukan oleh pemilik perusahaan atau tangan kanannya (manager) dengan kolega bisnis mereka sebagai bentuk hubungan persahabatan yang saling menguntungkan kedua belah pihak.
Selain meeting tersebut, ada beberapa pengelompokan meeting yang dilakukan berdasarkan waktu terjadinya. Setiap perusahaan memiliki standar yang berbeda-beda dalam menentukan kapan meeting dilakukan. Namun, secara umum meeting dilakukan berdasarkan waktu-waktu berikut ini :
- Meeting Harian
Pertemuan rapat atau meeting ini dilakukan setiap hari sebagai bentuk evaluasi kerja dalam satu hari kerja tersebut. Biasanya meeting semacam ini dilakukan dalam bentuk apel kerja. Misal saja meeting antar SPG dalam sebuah Mall. Meeting ini dilakukan oleh Supervisor dengan para karyawan (SPG) dan jajarannya di pagi hari sebelum dibukanya Mall dan malam menjelang Mall tutup. Hal ini dilakukan oleh Supervisor guna memberikan arahan, motivasi, dan evaluasi kepada bawahannya agar mencapai target yang diinginkan.
- Meeting Mingguan
Rapat mingguan dilakukan setiap 1 minggu sekali. Biasanya diadakan setiap weekend menjelang hari libur. Seperti meeting-meeting lainnya, rapat ini dilakukan sebagai sarana evaluasi kinerja karyawan selama 1 pekan terakhir.
- Meeting Bulanan
Meeting bulanan dilakukan setiap akhir bulan menjelang tutup buku. Meeting bulanan ini sering dilakukan oleh perusahaan-perusahaan baik perusahaan kecil hingga besar.
- Meeting Triwulan / Caturwulan
Selain meeting bulanan, ada beberapa perusahaan yang mengadakan meeting setiap 3 atau 4 bulan sekali dalam setahun. Misal saja pertemuan antar anggota PWRI yang diadakan setiap 3 bulan sekali sebagai bentuk silaturahmi antar kabupaten atau wilayah.
- Meeting Tahunan
Meeting tahunan sering dilakukan di hampir semua perusahaan baik swasta maupun pemerintah. Meeting ini dilakukan untuk mengevaluasi kinerja dan pencapaian selama 1 tahun dan perencanaan target di tahun berikutnya. Biasanya di meeting tahunan ini akan banyak membawa perubahan besar dan signifikan terhadap perusahaan. Yang mana perubahan tersebut bertujuan untuk membawa perusahaan menuju perkembangan yang lebih baik lagi.
Penempatan Ruang Meeting menjadi Titik Fokus yang Tidak Bisa Dihindari
Untuk sebuah pertemuan bisnis secara profesional, tentu kita harus memiliki rangkaian SOP yang terstruktur guna memaksimalkan pertemuan tersebut. Oleh karena itu, kita membutuhkan media, sarana, dan prasarana yang memadai sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan setiap perusahaan.
Secara umum, setiap perusahaan hendaknya memiliki ruang meeting tersendiri yang mana terpisah dengan ruang yang lainnya. Hal ini diharapkan agar dapat menjadi sebuah privasi. Yang mana tidak semua orang dapat memasuki ruangan ini tanpa sebuah kepentingan.
Penataan ruang meeting juga harus menjadi hal yang diperhatikan oleh perusahaan. Kenyamanan ruang meeting dapat menjadi salah satu faktor keberhasilan meeting tanpa kita sadari.
Setidaknya harus memiliki unsur kebersihan dan kenyamanan. Namun, daripada itu. Untuk meeting-meeting dalam skala yang lebih besar atau skala yang lebih professional, tentu bersih dan nyaman saja tidaklah cukup. Perlu adanya perhatian perihal penempatan yang sesuai dengan kebutuhan.
Seating dalam bisnis dibagi menjadi beberapa style. Diantaranya U-Shape Style, Boardroom Style, Classroom Style, Teater Style, dan Banquet Style. Dalam uraian berikut ini akan kita bahas satu per satu secara rinci.
Jenis Seating dalam Meeting atau Rapat Profesional
Seperti yang telah dijabarkan dalam uraian di atas, setidaknya ada 5 jenis penempatan ruang rapat yang umum dilakukan oleh perusahaan-perusahaan.
- U-Shape Style
Penataan bangku dan kursi dari gaya U-Shape ini adalah menyerupai huruf U. Yakni tempat duduk yang saling bersebelahan dan berhadapan. Biasanya meja pimpinan rapat berada di sudut terbuka atau di tengah-tengah sehingga seluruh peserta rapat dapat terfokus pada pemateri atau presentator. Biasanya style ini digunakan untuk meeting skala kecil hingga sedang dengan jumlah peserta kurang dari 50 orang.
- Boardroom Style
Hampir sama dengan penataan jenis U-Shape, penataan jenis atau gaya Boardroom ini adalah dengan menempatkan meja di tengah-tengah dengan peserta yang melingkari meja tersebut. Penempatan jenis ini banyak kita temui khususnya di Indonesia.
- Classroom Style
Penempatan bangku rapat jenis atau style Classroom ini banyak digunakan untuk meeting skala sedang hingga besar. Dengan fokus ke pemateri yang ada di depan dengan penempatan kursi yang berjajar menghadap pemateri. Seperti halnya ruang kelas, seluruh peserta tertuju pada pemateri yang ada di depan.
- Teater Style
Penempatan ruang meeting jenis teater ini hampir menyerupai Classroom Style. Bedanya adalah, penempatan kursi dilakukan secara bertingkat. Yakni posisi belakang yang lebih tinggi dari posisi meja di depannya. Sehingga memudahkan seluruh peserta rapat baik di depan hingga paling belakang dapat melihat papan dan pemateri tanpa terhalang peserta yang duduk di depannya.
- Banquet Style
Jenis penempatan Banquet Style, adalah dengan pemisahan meja dan kursi menjadi beberapa bagian. Biasanya bentuk meja dari style ini adalah bulat dengan kursi melingkari meja tersebut. Berbeda dengan style lainnya, gaya penempatan jenis Banquet ini terbilang mewah karena biasanya selain digunakan untuk rapat, juga digunakan untuk lunch sekaligus.
Sayangnya, jenis penempatan ini lebih memakan tempat dan berjarak antar meja. Namun, penempatan seperti ini sangat cocok digunakan untuk kinerja-kinerja berkelompok agar mendapatkan space yang private. Dan jenis penempatan ruang rapat ini biasanya digunakan untuk meeting-meeting besar dengan tamu atau peserta pilihan.